Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erstreckt sich auf das Erfassen und Verwenden personenbezogener Daten, die bei der Registration im congressinfo.net erhoben werden. Nachstehend erläutern wir Ihnen den Umgang mit Ihren persönlichen Daten, wie und zu welchem Zweck Ihre Daten verwendet bzw. an Dritte weitergegeben werden. Ihre Persönlichkeitsrechte haben höchste Priorität, und das Team von congressinfo.net bemüht sich nach besten Kräften, diese Rechte zu schützen.

Sämtliche über diese Datenschutzerklärung allenfalls hinausgehenden weitergehenden datenschutzrechtlichen Verpflichtungen bleiben selbstverständlich unberührt.

Die Web-Site enthält Links zu Web-Sites anderer Unternehmen. Für den Umgang dieser Unternehmen mit Persönlichkeitsrechten ist congressinfo.net nicht verantwortlich. Wir empfehlen Ihnen daher, sich bei diesen Unternehmen nach deren Datenschutzerklärung zu erkundigen.

Ihre personenbezogenen Daten werden im Zuge der Erstregistration erfasst und bleiben dauerhaft gespeichert. Dies erlaubt Ihnen einen angenehmen Zugriff auf alle durch congressinfo.net organisierten Veranstaltungen, so können Sie sowohl aktuelle als auch Details vergangener Veranstaltungen im Nachhinein einsehen und auf Bestätigungen zugreifen. Congressinfo.net wiederum benötigt Ihre personenbezogenen Daten zur Dokumentation Ihrer Anwesenheit.

Eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt so lange, bis Sie eine Löschung verlangen. Danach werden die Daten anonymisiert; Rechnungs- und Zahlungsbelege bleiben nur noch in dieser anonymisierten Form für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erhalten (siehe „Ihre Rechte“).

Bei der Erstregistration im congressinfo.net werden zwingend Ihr Name, Adresse und E-Mail-Adresse erfasst. Weitere Daten wie Titel, Anstellung, Telefonnummer können ebenfalls hinterlegt werden, sind aber nicht zwingend.

Zum Schutz vor missbräuchlicher Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse ist zusätzlich eine E-Mail-basierte Aktivierung notwendig.

Im Rahmen der Registration für eine Veranstaltung erfassen wir zusätzlich die Anmeldekategorie; optional Anmeldungen zu Begleitveranstaltungen, Zimmerreservierungsinformationen, Reisedetails und/oder wissenschaftliche Beiträge.

Freiwillig können Sie Angaben zu Ernährungsform und Lebensmittelunverträglichkeiten hinterlegen, damit die Verpflegung bei Veranstaltungen entsprechend geplant werden kann. Da solche Angaben Rückschlüsse auf Ihre Gesundheit zulassen können, verarbeiten wir sie ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und geben sie nur zweckgebunden an das jeweilige Catering bzw. Veranstaltungshotel weiter. Sie können diese Angaben jederzeit in den Einstellungen ändern oder entfernen; die Einwilligung gilt damit für die Zukunft als widerrufen.

Nicht erfasst werden im Falle einer Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte die Kartendetails. Die Zahlung wird über einen externen zertifizierten Partner abgewickelt, wir erhalten einzig Betrag und Zahlungscode rückgemeldet, nicht aber jegliche Bank-/Kreditkartendaten.

Im Rahmen jeder Veranstaltung kann es zum Datenaustausch mit verschiedenen Partnern kommen.

• Hotels: Im Falle einer Zimmerreservierung geben wir Ihre Name, An- und Abreisedatum und angeführte Zusatzinformationen z.B. Zimmerwünsche an das Hotel weiter.
• Shuttleservice: Im Falle eines angebotenen Shuttleservice geben wir Ihren Namen, sowie An- und Abreisezeit inkl. Ort an das Partnerunternehmen weiter.
• Begleitveranstaltungen: Falls erforderlich geben wir ausschließlich eine Namensliste der Teilnehmer weiter.
• Meldung einer Fortbildung bei entsprechenden Institutionen wie Ärztekammern, Fachverbänden, usw.: Im Falle einer Fortbildungsveranstaltung geben wir falls erforderlich Ihren Namen, evtl. Mitgliedernummern und die Veranstaltungsbezeichnung an die Meldestelle (z.B. Ärztekammer) weiter.
• Datenweitergabe an Unterstützer: Jeder unterstützende Partner kann online eine Teilnehmerliste mit Namen und Ort der Teilnehmer einsehen.

Für den Betrieb dieser Website setzen wir die folgenden Dienstleister ein. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO; eine Übermittlung darüber hinaus findet nicht statt.

• Hobex AG (Salzburg, Österreich): Abwicklung von Karten- und Online-Zahlungen. Beim Start eines Zahlvorgangs werden Rechnungsbetrag, Bestellreferenz, Ihre Kontaktdaten sowie – als Betrugsprävention – Ihre IP-Adresse und Browserkennung an Hobex übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrugsprävention).
• Functional Software, Inc. („Sentry“, USA): Fehler- und Stabilitätsüberwachung der Anwendung. Tritt ein technischer Fehler auf, werden Fehlermeldung, aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Browser- und Gerätedaten, Ihre IP-Adresse sowie – sofern Sie angemeldet sind – Ihre Benutzer-ID und E-Mail-Adresse übermittelt. Formularinhalte, Passwörter, Zugangstoken und Zahlungsdaten werden vor dem Versand automatisiert entfernt. Sitzungsaufzeichnungen (Session Replay) setzen wir nicht ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.
• CARTO (Kartendarstellung): Auf Seiten mit Anreise-Karten werden die Kartenkacheln von basemaps.cartocdn.com geladen. Dabei erfährt der Anbieter Ihre IP-Adresse und den ausgewählten Kartenausschnitt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Darstellung der Veranstaltungs- und Anreiseorte).
• OpenStreetMap-Dienste (Nominatim, OSRM): Adress- und Routensuche für Anreiseplanungen. Diese Abfragen stellt ausschließlich unser Server; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht weitergegeben.
• E-Mail-Versand: Bestätigungs-, Rechnungs- und Informationsmails werden über den Mailserver unseres Providers versendet.

Webanalyse-, Werbe- oder Social-Media-Dienste (z.B. Google Analytics, Meta-Pixel) setzen wir nicht ein. Schriftarten werden vom eigenen Server ausgeliefert, es besteht keine Verbindung zu Google Fonts.

Wie auf vielen anderen Web-Sites von Unternehmen üblich, verwendet auch unsere Website sogenannte Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein — Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies verwenden wir nicht. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021); Rechtsgrundlage der zugehörigen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Aus diesem Grund zeigen wir Ihnen auch kein Cookie-Banner: Es gibt nichts, worin Sie einwilligen könnten oder müssten. Sämtliche nachstehend aufgeführten Cookies sind zur Bereitstellung der von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienste erforderlich.

Diese Cookies setzen wir:

• Anmeldung (directus_access_token, directus_refresh_token, directus_token_expires_at): halten Ihre Sitzung aufrecht und erneuern sie im Hintergrund. Laufzeit der Sitzung bzw. bis zur Abmeldung.
• Spracheinstellung (pdl_locale): speichert die gewählte Oberflächensprache. Laufzeit 1 Jahr.
• Anmeldung per E-Mail-Link (pdl_magic_link_session): kennzeichnet eine per E-Mail-Link begonnene Sitzung, damit die Abmeldung den zugehörigen Zugangsschlüssel zuverlässig entwerten kann. Laufzeit der Sitzung.
• Zuletzt genutzte Anmeldeart (pdl_last_auth): merkt sich, ob Sie sich zuletzt mit Passwort oder per E-Mail-Link angemeldet haben, damit das Anmeldeformular beim nächsten Besuch passend vorbelegt ist. Laufzeit 90 Tage.
• Passwort-Hinweis (pdl_set_password_prompt): blendet den Hinweis „Passwort festlegen“ ein, solange für Ihr Konto kein Passwort hinterlegt ist, und entfällt, sobald Sie eines setzen oder den Hinweis schließen. Laufzeit 90 Tage.
• Seitenleiste (sidebar_state): merkt sich, ob Sie die Navigationsleiste ein- oder ausgeklappt haben. Laufzeit 7 Tage.
• Nutzeransicht für Administratoren (imp_*): ausschließlich bei Konten unseres Teams. Sie erlauben einer Administratorin, die Anwendung vorübergehend aus Sicht eines Kontos zu sehen (etwa zur Fehlersuche im Support), und sichern die eigene Sitzung für die Rückkehr. Laufzeit bis zum Ende dieser Ansicht.

Zusätzlich nutzt die Anwendung den lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage und Session Storage). Diese Daten werden nicht an uns übertragen, sondern verbleiben auf Ihrem Gerät und werden über die Einstellungen Ihres Browsers gelöscht:

• Entwürfe: Eingaben eines laufenden Anmelde-, Abstract- oder Support-Formulars, damit ein versehentlicher Seitenwechsel Ihre Eingaben nicht verwirft. Sie werden nach dem Absenden gelöscht.
• Ansichtseinstellungen: gewählte Tabellenspalten, Zeilenhöhe, aufgeklappte Bereiche und zuletzt verwendete Suchbegriffe.
• Sitzungsschlüssel (directus_storage): eine Kopie der oben genannten Anmeldetoken, die die Anwendung benötigt, um Daten direkt aus dem Browser nachzuladen.
• Einmalige Hinweise: etwa der geschlossene Hinweis zu nicht unterstützten Browsern.

Eine Sitzungsaufzeichnung (Session Replay) findet nicht statt. Unsere Fehlerüberwachung (siehe oben, Sentry) speichert nichts auf Ihrem Endgerät.

Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website nicht mehr gegeben sein.

Registrierte Benutzer werden von uns in unregelmäßigen Abständen über neue von uns durchgeführte Veranstaltungen informiert, sofern die neuen Veranstaltungen zu den bereits besuchten Veranstaltungen passten. In den persönlichen Einstellungen kann diese Option jederzeit deaktiviert werden.

Darüber hinaus werden Teilnehmer per E-Mail über den Stand ihrer Anmeldung auf dem Laufenden gehalten. Diese Option kann nicht deaktiviert werden.

Congressinfo.net ergreift Vorsichtsmaßnahmen, einschließlich verwaltungstechnischer, elektronischer und physischer Verfahren, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Diebstahl und Missbrauch sowie vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Änderung und Zerstörung zu schützen.

Die Webseite congressinfo.net verwendet an manchen Stellen zur Verschlüsselung den Industriestandard SSL (Secure Sockets Layer). Dadurch wird die Vertraulichkeit Ihrer persönlichen Angaben bei Transaktionen über das Internet gewährleistet.

Auch Sie selbst können uns helfen und durch entsprechende Vorsichtsmaßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Internet beitragen. Achten Sie stets darauf, einen sicheren Web-Browser zu verwenden und die diesbezüglichen Einstellungen des Web-Browsers zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu aktivieren.

Die Aktualität Ihrer personenbezogenen Daten können Sie selbst sicherstellen, indem Sie uns evtl. Änderungen Ihrer Basisdaten (Name, Anschrift, E-Mail) melden oder selbst online ändern.

Wir fertigen Bildaufnahmen auf unseren Veranstaltungen an um die jeweiligen Veranstaltungen zu dokumentieren, unsere diesbezüglichen Aktivitäten darzustellen und auf diese Weise den Geschäftspartnern und anderen Organisationen und Personen, die an Aktivitäten von uns interessiert sind, einen vertrauensbildenden und kundenorientierten Eindruck zu vermitteln und den Bekanntheitsgrad unserer Veranstaltungen zu erhöhen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Überwiegende berechtigte Interessen unter Wahrung der Verhältnismäßigkeit gemäß § 12 Abs. 2 Z 4 und § 12 Abs. 5 DSG, die sich aus dem Zweck der Verarbeitung ergeben und bei denen davon auszugehen ist, dass zum einen die Veranstaltungsteilnehmer die Anfertigung und Verwendung von Bildaufnahmen bei Veranstaltungen dieser Natur unter üblichen Umständen vernünftigerweise erwarten können und annehmbar finden und zum anderen die Verarbeitung der Bildaufnahmen nicht in die Rechte und Freiheiten der abgebildeten Personen eingreift, sich für diese Personen keine nachteiligen Folgen ergeben und zudem die Verarbeitung im Einklang mit dem Datenschutzrecht und sonstigem Recht steht.

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu (Art. 15 bis 21 DSGVO). Wir beantworten Ihr Ersuchen unentgeltlich innerhalb eines Monats ab Eingang; bei besonders komplexen oder zahlreichen Anträgen kann sich diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern, worüber wir Sie innerhalb des ersten Monats informieren.

Ihre Stammdaten können Sie jederzeit selbst unter „Einstellungen“ einsehen und berichtigen. Dort finden Sie unter „Gefahrenzone“ auch die Löschung Ihres Kontos: Nach Bestätigung über einen per E-Mail zugesandten Link wird Ihr Konto deaktiviert und nach einer Wiederherstellungsfrist von 14 Tagen endgültig anonymisiert. Ihre personenbezogenen Daten werden dabei unwiderruflich überschrieben. Rechnungen, Zahlungen und Buchungsbelege bleiben in anonymisierter Zuordnung erhalten, solange die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§ 132 BAO, § 212 UGB) bestehen — dies ist eine Ausnahme vom Löschungsanspruch nach Art. 17 Abs. 3 lit. b und e DSGVO.

Der Erhalt von Informationsmails zu neuen Veranstaltungen kann in den persönlichen Einstellungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft deaktiviert werden. Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen, können Sie gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb.gv.at).

Wenn Sie per Formular auf der Website oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen max. sechs Monate bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.